AI 학원관리 자동화비서
말로 하면,
학원이 움직입니다
카카오톡 보내듯 채팅 한 줄이면 출결, 성적, 숙제, 상담, 이탈위험 학생까지 원장님 대신 정리해드리는 AI 학원관리 서비스입니다.
이런 고민, 한 번쯤 해보셨죠
감으로 버티던 학원 운영
출결부와 성적표, 상담일지가 따로 놀고, 학생 한 명 한 명의 상태를 원장님 머릿속으로만 기억하고 계셨던 적 있으실 겁니다.
출결부·성적표·상담일지를 각각 다른 곳에 적다 보니, 나중에 찾으려면 한참 걸린다
이번 달 결석이 갑자기 늘어난 학생, 상담 온 지 오래된 학생을 감으로만 파악하고 있다
학부모님께 보낼 리포트를 매번 처음부터 손으로 작성하느라 시간이 든다
관리 프로그램을 새로 도입하고 싶은데, 강사님·실장님이 복잡한 사용법을 또 배워야 한다는 게 부담스럽다
반 편성이나 직원이 바뀔 때마다, 누가 어디까지 볼 수 있게 할지 매번 다시 설정해야 한다
한마디로, 이런 서비스입니다
프로그램을 배우는 대신, 말로 시키세요
Anthropic이 만든 AI인 Claude에게, 카카오톡 채팅창에 메시지를 보내듯 학원 관리 업무를 말로 시키면 그대로 처리됩니다.
컴퓨터나 프로그램 사용이 익숙하지 않으신 원장님, 실장님, 강사님도 카카오톡 쓸 줄 아시면 그대로 쓰실 수 있습니다.
Before / After
흩어져 있던 기록이, 대화 한 줄로
실제로 할 수 있는 일들
기록부터 판단까지, 전부 대화로
출결·시험·숙제 관리
“오늘 2반 전체 출석 처리해줘”, “이서연 92점 박도윤 78점 입력해줘” — 말하는 대로 바로 기록되고, 성적 추이도 물어보면 바로 정리해드립니다.
출결·보충 알림톡
등하원 처리와 동시에 학부모님께 카카오 알림톡이 자동 발송됩니다. 결석 후 보충 일정을 잡으면 그 안내도 알림톡으로 함께 나갑니다. 문자를 따로 보내실 필요가 없습니다.
상담 기록 관리
학부모님과 통화한 뒤 “방금 통화한 내용 상담 기록에 남겨줘”라고 말하면 그대로 저장되고, 시간순으로 정리해서 다시 보여드립니다.
이탈위험 학생 자동 감지
출결·성적·상담 빈도의 변화가 겹치는 학생을 미리 짚어드립니다. 학생 한 명 한 명을 일일이 다 기억하고 계실 필요가 없습니다.
학부모 리포트 자동 작성
출결·숙제·시험·참여도를 모아 학부모님께 보낼 문구를 자동으로 만들어드립니다. 반 전체든 학생 한 명이든 요청하신 대로 처리됩니다.
매출관리
“이번 달 수강료 미납 학생 누구야?”, “지난달 매출 얼마였어?” 라고 물어보면 바로 정리해드립니다. 수납 현황과 매출 흐름을 따로 엑셀에 옮겨 적으실 필요가 없습니다.
업무 스케줄 관리
“금요일까지 시험대비 계획 짜야 하는 거 등록해줘” 같은 일정도 그대로 기록되고, “오늘 마감인 일 뭐 있어?”라고 물으면 체크리스트로 보여드립니다.
반/직원별 권한 관리 계정 추가 요금 없음
강사님은 담당 반만, 상담실장님은 상담 기록만 — 역할별로 접근 범위를 나눌 수 있습니다. 새 강사님이 오시면 담당 반만 배정하시면 끝입니다.
통화녹음 텍스트화
학부모님과의 통화 녹음 파일을 올리면 텍스트로 옮겨서 상담 기록에 바로 연결할 수 있습니다. 별도의 음성인식 API 키를 직접 연동하실 필요 없이 바로 사용하실 수 있습니다.
학원 전용 데이터베이스
학생·출결·성적·상담·매출 정보가 학원 전용 데이터베이스에 체계적으로 쌓입니다. 엑셀 파일이나 종이 장부를 여기저기 따로 관리하실 필요 없이, 한 곳에 안전하게 축적됩니다.
학생별 장기 추이 리포트
한 학생의 16주를 한 화면에서
학생 한 명을 고르면 출결·숙제·시험 기록을 최근 4주에서 16주까지 모아 그래프로 보여드립니다. 그 주에 무슨 일이 있었는지가 아니라, 나아지고 있는지 나빠지고 있는지가 보입니다.
출석률을 주별 그래프로 봅니다. 반의 수업요일을 기준으로 계산하고, 결석·지각·조퇴 건수는 주별 표로 따로 나옵니다.
숙제는 수업일마다 막대 하나로 그립니다. 완료, 80% 완료, 50% 완료를 구분해서 보여드립니다.
과목별 시험 점수 추이와 함께 난이도와 시험 범위를 나란히 보여드립니다. 같은 80점이라도 난이도에 따라 의미가 어떻게 다른지 보입니다.
최근 주의 출석률·숙제 이행률·시험 평균이 지난주보다 올랐는지 내려갔는지 바로 표시됩니다.
학부모님은 학생마다 고정된 링크 하나로 로그인 없이 같은 추이 그래프를 보실 수 있습니다. 상담 기록·수납 내역·연락처는 학부모 화면에 나가지 않습니다.
어떻게 이탈 위험을 미리 아나요
여러 신호를 엮어서, 먼저 알려드립니다
데이터를 입력만 해두면, 출결·성적·상담 빈도의 변화를 함께 엮어서 “이 학생은 한번 살펴보시는 게 좋겠습니다”라고 먼저 짚어드립니다.
권한도 역할별로
보는 범위는 다르게, 협업은 한 곳에서
강사님도 각자 계정으로 함께 쓸 수 있어서, 담당 반 정보를 굳이 보고받지 않아도 원장님이 필요할 때 채팅으로 바로 물어보면 파악됩니다.
보안과 개인정보
학생 정보를 다루는 만큼, 명확하게
명령을 처리하는 데 필요한 범위의 데이터만 그때그때 처리 되고, 학원 데이터를 별도로 영구 보관하지 않습니다. 처리 과정에서 미국 Anthropic(Claude 개발사) 서버로 데이터 일부가 전송될 수 있다는 점은 이용 신청 시 안내드리고 동의를 받으며, 이용약관에 명확히 명시되어 있습니다.
요금제 안내
쓴 만큼만 내는 요금제
- 서버·데이터베이스·자료 보관 운영비입니다
- 재학생 40명이면 월 18,000원 수준입니다 (정가 36,000원)
- 직원 계정은 몇 개를 만드셔도 요금이 늘지 않습니다
- 채팅으로 물어보거나 성적표를 읽힐 때만 발생합니다
- 클로드·챗GPT·제미나이 중 골라 쓰실 수 있습니다
- AI 회사마다 따로 계약하거나 카드를 등록하지 않으셔도 됩니다
두 요금 모두 미리 충전해둔 크레딧에서 함께 빠져나갑니다. 매달 자동으로 결제되는 정기 구독이 아니라, 충전해둔 만큼만 쓰고 남으면 그대로 남습니다. 실제 사용 단가와 예상 금액은 서비스에 로그인하시면 사용법 화면에서 항상 최신 값으로 확인하실 수 있습니다.
자주 묻는 질문
FAQ
Q. 컴퓨터나 프로그램을 잘 못 다뤄도 쓸 수 있나요?
네, 그게 이 서비스의 핵심입니다. 카카오톡 메시지 보내듯 채팅으로 말씀하시면 됩니다. 따로 배우셔야 할 화면이나 메뉴가 없습니다.
Q. 기존에 쓰던 엑셀이나 다른 프로그램의 학생 정보를 옮길 수 있나요?
네, 가능합니다. 신청 후 안내드리는 절차에 따라 기존 자료를 전달해주시면 초기 세팅을 도와드립니다.
Q. 매달 자동으로 결제되나요?
아닙니다. 정기 구독이 아니라 미리 충전해두고 쓰는 방식입니다. 충전해둔 크레딧이 떨어지면 서비스가 멈출 뿐, 카드에서 자동으로 빠져나가는 일은 없습니다. 최소 충전 금액은 1만원이고, 남은 크레딧은 소멸되지 않습니다.
Q. 강사님이나 상담실장님도 각자 채팅으로 쓰는 건가요?
네, 직원별로 계정을 나눠서 각자 담당 범위 안에서 채팅으로 이용하실 수 있습니다. 계정을 몇 개 만드시든 기본료는 늘지 않습니다.
Q. 학생 수가 아주 많은 대형 학원인데도 쓸 수 있나요?
네, 재학생 수에 맞춰 기본료만 늘어납니다. 소규모 공부방부터 여러 강사님이 계신 중대형 학원까지 모두 이용 가능한 구조입니다.
Q. 중간에 그만두고 싶으면 어떻게 하나요?
구독이 아니라 선불 충전 방식이라 해지할 것 자체가 없습니다. 충전을 멈추시면 남은 크레딧을 다 쓴 시점에 자연히 종료됩니다. 환불 규정은 이용약관을 참고해주세요.
이런 원장님께 추천드립니다
- 출결/성적/상담 기록이 여기저기 흩어져 있어서 한 곳에서 정리하고 싶으신 분
- 관리 프로그램 도입은 하고 싶은데, 직원분들이 새로 배워야 하는 게 부담스러우셨던 분
- 학생이 그만두기 전에 미리 신호를 알아채고 싶으신 분
- 학부모님께 보낼 리포트를 매번 새로 쓰는 데 시간을 쓰고 계셨던 분