새 강사님이나 상담실장님을 등록하고 나서 “왜 아무것도 안 보이지?”라고 물어보신 적 있으신가요? 정상입니다 — 신규 직원은 등록 직후 반도, 도구도 전부 비어있는 상태로 시작합니다. 원장님이 관리자 포털에서 직접 하나씩 켜주셔야 실제로 쓸 수 있습니다. 오늘은 이 설정을 강사 예시와 팀장 예시, 두 가지로 나눠서 실제로 어떻게 체크하면 되는지 처음부터 끝까지 보여드립니다.
먼저 알아두실 것 — 등급(tier)과 실제 권한은 다릅니다
직원을 등록할 때 “마스터/매니저/강사/일반” 중 하나를 고르게 되는데, 이건 화면에 보이는 표시용 라벨일 뿐입니다. 실제로 그 사람이 어떤 반을 볼 수 있고 어떤 도구를 쓸 수 있는지는, 등급과 별개로 원장님이 포털에서 체크한 목록이 그대로 결정합니다. “강사” 등급으로 등록했다고 자동으로 뭔가 권한이 생기는 게 아닙니다.
학교정보 공유·조회(4개), 오늘/내일 할 일 체크리스트, 메시지 보내기·받기, 내 할 일 등록·완료처리(2개) — 즉 “학원 전체가 보는 공유정보”와 “내 할 일 관리”류만 기본으로 열려있고, 학생 개인기록·반 관리·직원관리 관련 도구는 전부 원장님이 직접 켜주셔야 합니다.
설정 화면 들어가는 법
관리자 포털에 마스터(원장) 계정으로 로그인하시면 상단에 메뉴가 있습니다.
- 직원 목록에서 설정할 직원을 찾습니다.
- 반 접근권한 화면으로 들어가서, 그 직원이 볼 수 있어야 할 반을 체크하고 “반 접근권한 저장”을 누릅니다.
- 도구 접근권한 화면으로 들어가서, 그 직원이 쓸 수 있어야 할 도구를 체크하고 “도구 접근권한 저장”을 누릅니다.
이 두 화면은 완전히 별개입니다 — 반만 체크하고 도구를 안 켜주면 “볼 수는 있는데 아무것도 기록은 못 하는” 상태가 됩니다. 둘 다 챙겨주셔야 합니다.
예시 1. 수업만 전담하는 강사님
가장 흔한 케이스입니다. A강사님이 “중2 수학반”과 “중3 수학반” 두 개를 맡고 있다고 해보겠습니다.
☑ 중2 수학반
☑ 중3 수학반
☐ 나머지 반은 전부 체크 해제
☑ 출결 기록 · 시험점수 기록 · 숙제 기록 · 수업 참여도 기록
☑ 학생 프로필 조회 · 반 명단 조회
☑ 상담기록 작성 · 상담기록 조회
이렇게 해두면, A강사님이 “중2 수학반 김민준 학생 오늘 지각으로 기록해줘”라고 말했을 때 Claude가 실제로 처리할 수 있습니다. 반대로 “고1 영어반”처럼 체크 안 한 반의 학생을 기록하려고 하면 권한이 없어서 거부됩니다 — 담당 외 학생 정보에 실수로 손대는 걸 막아주는 안전장치이기도 합니다.
※ 학생 신규 등록(upsert_student)이나 반 이동(move_student_class)까지 강사님이 직접 하시게 할지는 학원 운영 방침에 따라 다릅니다. 상담실이나 데스크에서만 처리하신다면 이 두 도구는 안 켜주셔도 됩니다.
예시 2. 여러 반을 관리하는 상담실장님 · 팀장님
B실장님이 학원 전체 학생 상담과 학부모 소통을 총괄한다고 해보겠습니다. 특정 반 하나가 아니라 여러 반에 걸쳐 있는 학생들을 상담하는 경우입니다.
☑ 상담이 필요한 학생이 속한 반 전부 체크
(담당 과목이 아니라 “상담 대상 학생이 있는 반” 기준으로 넓게 체크)
☑ 상담기록 작성 · 상담기록 조회
☑ 통화녹음 업로드 링크 발급
☑ 학부모 리포트 생성(미리보기)
☑ 학생 프로필 조회 · 반 명단 조회
여기서 실제 활용 예시를 하나 들어보면 — B실장님이 학부모와 통화를 마친 직후 “방금 김민준 학부모님과 통화한 내용 요약해서 상담기록에 남겨줘”라고 말하면 바로 기록됩니다. 통화를 녹음해두셨다면, 녹음파일 업로드 링크를 받아서 스마트폰으로 직접 올리기만 해도 자동으로 텍스트 변환까지 되어 상담기록에 저장됩니다(단, 이 자동변환 기능은 원장님이 포털에서 네이버클로바 연동 설정을 먼저 마쳐두셔야 작동합니다).
꼭 알아두셔야 할 5가지
반의 담당강사를 변경하면 새 담당자에게는 자동으로 조회권한이 생기지만, 기존 담당자의 권한은 그대로 남습니다. 필요 없어졌다면 포털에서 직접 체크 해제해주셔야 합니다.
직원끼리 메시지를 보내도 카카오톡이나 문자처럼 바로 알림이 가지 않습니다. 받는 사람이 Claude에서 “내 메시지 확인해줘”라고 직접 열어봐야 보입니다.
마스터(원장)가 아니면, 업무를 등록하거나 완료처리할 때 본인에게 배정된 것만 가능합니다. 강사님이 다른 강사님 할 일을 대신 등록해줄 수는 없는 구조입니다.
이 도구들은 체크박스로 켜주는 게 아니라 애초에 마스터 전용으로 고정되어 있습니다. 강사님 계정에는 해당 항목 자체가 안 보입니다.
실수로 퇴사 처리하셨다면 포털에서 다시 활성화하는 기능이 없어서, 반드시 신중하게 확인 후 진행해주세요.
지금 막 등록하신 신규 직원이 있다면, 이 글 순서 그대로(반 접근권한 → 도구 접근권한) 한 번 따라 해보세요. 5분이면 충분합니다.
Ever registered a new teacher or counseling lead and had them ask, “why can’t I see anything?” That’s completely normal — a newly registered staff member starts with zero class access and zero tool access. The director has to turn things on individually from the admin portal before anyone can actually use them. Today we’ll walk through exactly how to check the right boxes, using two concrete examples: a classroom teacher and a counseling lead.
First, know this — tier and actual permissions are two different things
When registering staff, you pick a tier — Master / Manager / Teacher / General. That’s just a display label. What that person can actually see and do is entirely determined by the checklists the director sets in the portal, separate from the tier. Registering someone as “Teacher” tier doesn’t automatically grant them anything.
Sharing/viewing school info (4 tools), today/tomorrow task checklist, sending/receiving messages, registering/completing your own tasks (2 tools) — in other words, only “school-wide shared info” and “manage my own tasks” are open by default. Everything related to student personal records, class management, and staff management must be turned on individually by the director.
How to get to the settings screen
Log into the admin portal with the master (director) account, and you’ll find the menu at the top.
- Find the staff member you want to configure under Staff List.
- Go to Class Access, check the classes that person should be able to see, and click “Save Class Access.”
- Go to Tool Access, check the tools that person should be able to use, and click “Save Tool Access.”
These two screens are completely separate — if you only check classes but never enable any tools, that person can see things but can’t record anything. Make sure to handle both.
Example 1. A teacher who only teaches classes
This is the most common case. Let’s say Teacher A handles “Middle School 2 Math” and “Middle School 3 Math.”
☑ Middle School 2 Math
☑ Middle School 3 Math
☐ Leave every other class unchecked
☑ Log attendance · exam scores · homework · participation
☑ Student profile lookup · class roster
☑ Write counseling record · counseling history
With this set up, when Teacher A says “log the Middle School 2 Math student Minjun Kim as tardy today,” Claude can actually carry it out. Conversely, if they try to log something for a “High School 1 English” student — a class that was never checked — it’s rejected for lack of permission. That’s also a safety net against accidentally touching a student’s records outside your responsibility.
※ Whether teachers should also be able to register new students or move students between classes depends on your academy’s operating policy. If that’s handled only by the front desk or counseling office, you can leave those two tools off.
Example 2. A counseling lead or team lead overseeing multiple classes
Let’s say Team Lead B oversees student counseling and parent communication across the whole academy — not tied to one specific class, but working with students spread across many classes.
☑ Check every class that has a student needing counseling
(check broadly, based on “which classes have students I counsel,” not subject)
☑ Write counseling record · counseling history
☑ Call recording upload link
☑ Generate parent report (preview)
☑ Student profile lookup · class roster
A real example: right after Team Lead B finishes a call with a parent, saying “summarize the call I just had with Minjun’s parent and log it as a counseling record” gets it saved immediately. If the call was recorded, they can grab an upload link and upload the file directly from their phone — it gets automatically transcribed and saved as a counseling record too (this auto-transcription only works once the director has already set up the NAVER CLOVA integration in the portal).
5 things you should definitely know
Reassigning a class’s teacher automatically grants view access to the new teacher, but the previous teacher keeps theirs. If it’s no longer needed, you’ll need to uncheck it manually in the portal.
When staff send each other messages, it doesn’t ping like KakaoTalk or a text. The recipient has to actively open Claude and say “check my messages” to see it.
Unless you’re the master (director), you can only register or complete tasks assigned to yourself. A teacher can’t register a task on another teacher’s behalf.
These aren’t toggled with a checkbox — they’re permanently restricted to the master account. Teacher accounts won’t even see these options.
There’s no re-activation feature in the portal if you deactivate someone by mistake, so please double-check before proceeding.
If you’ve just registered a new staff member, try following this post in order — class access, then tool access. Five minutes is all it takes.